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Accessなどのデータベースソフトや、Excelなどの表計算ソフトでつくられたデータを元にデータベースを作成し、これをＤＴＰソフトと連携させて自動的に組版をすることにより、カタログや名簿などパターン化されたレイアウトのドキュメントを高速に処理することができます。文字原稿だけでなく、画像も同時に処理することができるので、効率よく印刷物を作成することができます。
また、一度データベースを構築してしまえば、その後、新たな情報を追加した際、迅速かつ正確に印刷物などの媒体に反映することができます。
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データベース構築により、印刷物の制作だけでなく、ホームページ制作・ＣＤ-ＲＯＭ制作・プレゼンテーション資料や販促資料の作成など、さまざまな用途にデータを活用することができます。
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ひとつのデータを活用することにより、単純な入力ミスなどを軽減することができます。
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